Document unique, “aide-mémoire”

5 juin 2024 | Droit Social / Paie, Economie / Projet d'entreprise, Fiscalité

Le Document unique (DU, DUERP ou DURP), est certes une obligation, mais il peut aussi devenir un vrai atout pour améliorer la productivité.

Atout, car lorsque que vous le mettrez à jour, ce sera l’occasion de revoir certains postes de travail et même certaines méthodes de travail.

Obligation, car il relève de la santé et de la sécurité des salariés et du chef d’entreprise. La détention du DU entre dans la conditionnalité des aides PAC.

Quand faut-il le mettre à jour ?

Si vous employez moins de 11 salariés, vous mettrez à jour le DU :

  • A chaque aménagement qui modifie les conditions de travail (ex. utilisation d’une nouvelle machine ou d’un nouveau produit) ;
  • Dès que l’on aura connaissance d’une information qui a des conséquence sur l’évaluation d’un risque (ex. découverte d’un lien entre un produit et une maladie professionnelle).

RAPPEL : le Document unique est obligatoire dès la première embauche ou dès l’accueil du premier stagiaire.

Si votre entreprise compte plus de 10 employés (apprentis et stagiaires inclus), alors vous effectuerez la mise à jour obligatoirement chaque année et dans les cas cités ci-dessus (propres aux entreprise de moins de 11 salariés).

NOTA : Les dispositions des conventions collectives sont prioritaires ; ainsi la convention collective de l’agriculture prévoit la mise à jour annuelle quelle que soit le nombre de salariés.

Que faut-il faire après ?

Après avoir examiné tous les postes de travail et évalué les risques de chacun, il s’agit ensuite de déterminer les actions de prévention. Jusqu’à 50 salariés, une “simple” liste suffira. Elle sera intégrée au DU, sous forme d’annexe.

Établir cette liste avec votre ou vos salarié(s) est “tout bénéfice“. En effet, non seulement vous allez identifier des “points bloquants”, généralement faciles à résoudre. Mais vous allez aussi créer les conditions de la motivation pour votre équipe. Améliorer les conditions de sécurité, c’est améliorer les conditions de travail et donc du bien-être au travail. Au final, il en découle une meilleure productivité.

Qui peut consulter le Document Unique ?

Tous les salariés peuvent consulter ce document. Il n’a rien de secret puisqu’il aura été élaboré avec eux. Les salariés qui ont quitté l’entreprise peuvent aussi demander à le consulter. Mais seulement sur l’activité qui les concernait et pour la période durant laquelle ils étaient embauchés chez vous.

L’inspection du travail aura aussi accès au Document Unique, lors de ses contrôles.

Durée de conservation

Vous devrez conserver le DU et toutes ses mises à jour pendant au moins 40 ans. Vous pouvez, pour le moment, le conserver sous forme papier ou numérique sur un serveur sécurisé. D’ici quelques semaines, un décret devrait préciser les modalités d’ouverture d’un serveur dédié aux documents uniques des entreprises. Cela permettra de les conserver d’une manière centralisée.

Référence : loi Santé du 2 août 2021 et ses décrets d’application. Site de l’INRS.

(article publié 14 nov. 2022, mis à jour juin 2024)

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