La facturation électronique et les notes de frais

23 septembre 2024 | Réglementation / Facture électronique

Comme dans le système actuel, avec l’arrivée de la facture électronique, deux cas de figure se distinguent :

  1. La note (de restaurant ou de carburant) est établie au nom de l’entreprise ;
  2. La note est établie au nom du salarié et payée par lui, il se fera rembourser.

1. La note (de restaurant ou de carburant) est établie au nom de l’entreprise

C’est une opération entre deux assujettis à la TVA. Le nom du salarié peut être porté en observation.

Cette note devra être émise par l’entreprise selon le schéma de la facture électronique, avec les mentions obligatoires en vigueur.

1.1 La facture est payée par le salarié

L’entreprise aura alors reçu la facture. Le salarié se fera rembourser car il aura été indiqué sur la facture comme étant le « tiers payeur ».

1.2 La facture est payée par l’entreprise

Elle entre dans le circuit de facturation électronique et paiement mis en place par l’entreprise.

2. La note est établie au nom du salarié

Il s’agit d’une opération avec un non assujetti à la TVA (le salarié). L’émission d’une facture électronique n’est pas requise, mais les données de la transaction doivent tout de même être transmises dans le cadre du système d’e-reporting.

Déploiement des nouvelles obligations

La loi de finances pour 2024 a déterminé les nouvelles échéances pour la mise en place des obligations de facturation électronique et de transmission des données.

  • À partir du 1er septembre 2026, ces obligations s’appliqueront aux grandes entreprises, aux entités faisant partie d’un assujetti unique, ainsi qu’aux entreprises de taille intermédiaire (ETI).
  • À partir du 1er septembre 2027, elles concerneront les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les microentreprises.

Important : Ces dates pourraient être repoussées d’un maximum de trois mois par décret.

Pour déterminer à quelle catégorie appartient une entreprise, cela sera fait au 1er janvier 2025, en se basant sur le dernier exercice clos avant cette date ou, si cet exercice n’existe pas, sur le premier exercice clôturé après cette date.

Précisions sur les critères d’appréciation de la taille de l’entreprise

La taille s’apprécie au 30 juin 2023, sur la base du dernier exercice comptable clos.

  • Micro-entreprise : entreprise dont l’effectif est inférieur à 10 personnes et dont le chiffre d’affaires (CA) ou le total du bilan annuel n’excède pas 2 M€ ;
  • PME  : entreprise dont l’effectif est inférieur à 250 personnes et dont le CA annuel n’excède pas 50 M€ ou dont le total de bilan n’excède pas 43 M€ ;
  • ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) : entreprise qui n’est pas une PME, dont l’effectif est inférieur à 5 000 personnes et dont le CA annuel n’excède pas 1 500 M€ ou dont le total de bilan n’excède pas 2 000 M€ ;
  • Grande entreprise :
    • entreprise qui compte plus de 5 000 personnes, quel que soit son CA annuel ou son total de bilan ;
    • ou entreprise compte moins de 5 000 personnes et dont le CA annuel et le total de bilan dépassent les seuils respectifs de 1 500 M€ et 2 000 M€.

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