Dans les sociétés, les pouvoirs sont répartis entre les associés et le ou les dirigeants de l’entreprise. Les décisions des associés sont prises selon plusieurs modes de consultation et principalement en Assemblée Générale. Vous êtes dirigeant (Gérant, Président) d’une société civile, agricole, commerciale, libérale dont le capital social est détenu par plusieurs associés. Vous avez la responsabilité de la bonne tenue des assemblées générales.
Quand réunir l’Assemblée Générale des associés ?
- Une fois par an en assemblée générale ordinaire annuelle afin notamment d’approuver les comptes du dernier exercice clos (généralement dans les 6 mois de la clôture des comptes),
- Dès que nécessaire pour adopter toute décision qui excède les pouvoirs du dirigeant.
Il est donc impératif pour le Dirigeant de connaître la répartition des pouvoirs dans la société pour anticiper si nécessaire la convocation d’une assemblée générale. Il est également important de connaître les procédures de convocation, de tenue de l’assemblée générale, et de prise de décisions (quorum, majorité…).
Sources d’information : vos statuts, le pacte d’associés ou le règlement intérieur mis en place au sein de la société.
Les bonnes pratiques
Planifier
Afin de respecter le formaliste légal il convient de joindre aux convocations les documents d’informations et de respecter le délai de prévenance qui varie selon la forme sociale (généralement 15 jours) – le tout demande donc de l’anticipation.
Concernant l’assemblée générale ordinaire annuelle, le respect de la date de tenue de l’assemblée (6 mois à compter de la clôture de l’exercice social) est impératif. Passé ce délai, le dirigeant sera tenu de solliciter le Président du Tribunal de Commerce par voie de requête, la prorogation du délai de tenue de l’assemblée générale.
Enfin l’assemblée générale ne peut valablement délibérer que si le quorum est atteint. Il est donc important de vérifier en amont la disponibilité des associés.
Convoquer
Qui ?
- Tous les associés, ainsi que les usufruitiers. En cas d’indivision, le représentant de l’indivision.
- Le commissaire aux comptes si la société est doté d’un commissaire aux comptes.
- Pour les sociétés de plus de 50 salariés dotés de représentants du personnel, deux membres du Comité social et économique.
- Le cas échéant le ou les représentants de la masse des obligataires et des porteurs de titres participatifs (Participation sans voix délibérative).
Comment ?
Par courrier postal recommandée AR ou électronique et par insertion dans les journaux d’annonces légales pour les structures les plus importantes.
Attention !
Selon la forme de la société, le recours de moyens électroniques pour la convocation est soumis à accord préalable des associés.
Dans certains cas, il convient d’adresser une déclaration préalable à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (cf. L. no 78-17, 6 janv. 1978, norme no 15).
Que contient la lettre de convocation ?
Outre les éléments d’identification de la société, la date, l’heure et le lieu de la réunion, la lettre de convocation contient l’ordre du jour de la réunion qui doit être rédigé avec soin.
Sous réserve des questions diverses qui ne doivent présenter qu’une minime importance, les questions inscrites à l’ordre du jour sont libellées de telle sorte que leur contenu et leur portée apparaissent clairement, sans qu’il y ait lieu de se reporter à d’autres documents.
Toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée (C. com., art. L. 225-104, al. 2).
Toutefois lorsque tous les actionnaires sont présents ou représentés à une assemblée irrégulièrement convoquée, l’action en nullité n’est pas recevable (C. com., art. L. 225-104, al. 2).
Quelles informations doivent être communiquées aux associés avant l’assemblée générale ?
Préalablement à la réunion d’une assemblée, l’information des actionnaires est assurée par la mise à disposition de documents au siège social ou administratif. Des documents peuvent également être envoyés aux associés qui en font la demande. Il est précisé que l’envoi d’une formule de procuration doit être accompagné d’un certain nombre de documents et renseignements, dont la liste est fixée par le Code de commerce (exposé sommaire de la situation de la société, texte des résolutions…).
L’étendue de l’information est fonction des questions portées à l’ordre du jour.
Gérer les procurations et pouvoirs
Le dirigeant doit veiller à la justification des pouvoirs reçus : représentant d’associés mineurs, majeurs incapables, associées personnes morales.
Il est de même pour les procurations : les statuts déterminent les personnes pouvant recevoir un mandat de représenter un associé : soit un autre associé, soit le conjoint …
Tenir l’assemblée générale :
Le déroulement de l’assemblée générale varie selon les formes juridiques. L’établissement d’une feuille de présence est fortement recommandé.
Au préalable il conviendra de valider les pouvoirs, constater le quorum. À noter que le quorum se calcule résolution par résolution (certains associés pouvant être privé de droit de vote pour certaines résolutions).
À défaut de quorum, les associés devront être convoqués pour une seconde assemblée tenue sur deuxième convocation.
Toute assemblée générale qui délibère sans que le quorum requis soit atteint peut-être annulée (C. com., art. L. 225-121, al. 1).
Après lecture de l’ordre du jour, lecture de son rapport et mise à disposition des associés de la documentation, le Président ouvre les débats.
L’ordre du jour limite la compétence de l’assemblée. L’assemblée ne peut délibérer que sur un projet de résolution figurant à l’ordre du jour. Toute délibération intervenant en violation de cette règle peut être annulée.
L’ordre du jour limite donc également les débats. Toutefois l’inscription à l’ordre du jour de « questions diverses » permet de débattre sur des sujets d’importances minimes. Par ailleurs l’associé dispose d’un droit d’inscription de points à l’ordre du jour qui ouvre le débat sans qu’un droit de vote s’ensuive.
Sauf disposition contraire des statuts, le vote s’exerce à main levée ou par bulletin de vote au choix du président de séances et membres du bureau.
Etablir le procès-verbal
Les décisions de l’assemblée doivent être constatées par un procès-verbal dont les mentions sont réglementées.À défaut, les délibérations de l’assemblée peuvent être annulées.
Les procès-verbaux font foi de leurs énonciations jusqu’à preuve contraire.
La tenue des procès-verbaux des assemblées peut donner lieu à l’infraction de faux prévue par l’article 441-1 du code pénal.
La rédaction séance tenante ne s’impose pas ; elle est recommandée. À défaut, elle doit intervenir dans un délai très proche.
Report sur registre d’assemblée générale
Les procès-verbaux des assemblées d’actionnaires sont reportés sur registre paraphé papier ou sous forme électronique.
L’utilisation de moyen de télécommunication
La faculté d’utiliser les moyens de télécommunication au cours de l’assemblée varie en fonction des formes de société et des dispositions statutaires. Les sociétés qui souhaitent utiliser ces nouvelles technologies doivent vérifier les termes des statuts qui devront prévoir les assemblées dans lesquelles cette faculté de vote à distance peut être mise en œuvre.
Sous réserve de cette autorisation statutaire, les associés peuvent participer à distance à toutes les assemblées générales, qu’elles soient appelées à délibérer sur des décisions ordinaires ou extraordinaires. Y compris, depuis le 14 septembre 2024 lorsque l’assemblée délibère sur l’approbation des comptes annuels. Les associés qui participent à distance à l’assemblée sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.
Que retenir sur la tenue de l’assemblée générale ?
En conclusion, la tenue des assemblées générales au sein d’une société est une formalité légale répondant à un formaliste strict.
Le dirigeant doit connaître les limites de son pouvoir et convoquer les associés en assemblée générale pour toute décision excédant ses pouvoirs et tous les ans pour l’approbation des comptes. Les statuts, le pacte d’associés ou un règlement intérieur applicable au sein de la société peut instituer des obligations complémentaires.
Le dirigeant doit maitriser les règles de base de la convocation, une attention particulière doit être apportée à la rédaction de l’ordre du jour qui ne doit être explicatif sans être trop large.
Nous attirons particulièrement votre attention sur les règles de représentation des associés aux assemblées générales, nous vous invitons à vérifier vos statuts sur ce point voire les faire modifier.
Vous ne pouvez être présent à la prochaine assemblée, si seul votre ou vos coassociés peuvent recevoir mandat de vous représenter, vos intérêts seront-ils défendus ? Or si vous ne donnez pas pouvoir, le quorum sera-t-il conforme ?
Enfin à l’heure des nouvelles technologies, il pourrait être intéressant de revoir les dispositions statutaires pour autoriser l’usage des nouvelles technologies et les encadrer.
Vous souhaitez être accompagné pour la tenue de votre prochaine assemblée générale ? Contactez Cerfrance Alliance Centre !
