Une facture électronique n’est pas un fichier envoyé en pièce attachée avec un mail !
C’est un processus informatique qui commence avec le logiciel de facturation qui certifie la facture qui l’envoie ensuite et, au final, la conserve.
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises (y compris les associations) qui travaillent pour des collectivités publiques connaissent bien ce processus, car la facture électronique est déjà pour elles le système unique depuis 2020. Elles déposent leurs factures sur le portail « Chorus pro » ce qui permet, en tant que fournisseur, de suivre le traitement de la facture par la collectivité (cantine, mairie, …), jusqu’à sa mise en paiement.
À partir de septembre 2027, tous les assujettis à la TVA devront être capables de recevoir et d’émettre des factures au format électronique via le système de facturation inter-entreprises. Celui-ci sera composé du Portail Public de Facturation (PPF) et des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Progressivement, entre 2026 et 2027, les entreprises devront émettre leurs factures selon ce schéma. À noter que ces systèmes seront différents de Chorus Pro, mais complémentaires et reliés entre eux (1).
(1) L’administration a diffusé un cahier des charges pour que les acteurs privés se positionnent pour devenir PDP. Ils assureront, ainsi le traitement des factures électroniques, depuis le dépôt par le vendeur jusqu’à la transmission à l’acheteur, en assurant le suivi du paiement (statut de facture).
Le but ?
On voit tout de suite l’intérêt de l’État ; le système permettra de mieux suivre les opérations assujetties à la TVA, dans l’objectif de faciliter les contrôles et repérer plus facilement les fraudes (2). Pour les entreprises, le système permettra de lutter contre la concurrence « déloyale » que les professionnels (notamment du bâtiment) dénoncent.
Le deuxième avantage pour l’entreprise est de gagner ainsi en fluidité dans le circuit de facturation / encaissement. Cela permettra aussi de réduire les délais d’encaissement.
(2) Selon les estimations de Bercy, de l’INSEE et de la Cour des Comptes, la fraude à la TVA porterait sur 20 à 25 milliards d’euros par an.
Le calendrier de mise en place de la facture électronique
Les grandes entreprises (plus de 5000 salariés et CA > 1 500 millions) auront obligation d’émettre leurs factures selon cette chaîne de certification dès septembre 2026. Les premières factures concernées seront donc celles des grandes entreprises comme les fournisseurs d’électricité ou les opérateurs de télécom.
En septembre 2027, les ETI (entre 250 et 5000 salariés, entre 50 et 1 500 M€ de CA) devront à leur tour émettre selon ce format.
Finalement, toutes les entreprises devront adopter le circuit de génération des factures au format électronique, dépôt sur le PPF ou la PDP avec archivage à “valeur probante” des factures émises et reçues après intégration dans leur comptabilité.
À noter
Les factures ou mouvements de caisse à destination des particuliers ne passeront pas par le système PPF/PDP. Ils devront être déclarés via le e-reporting avec les informations de paiement, à transmettre à l’administration via le système PPF/PDP au moins une fois par mois, voire tous les 10 jours.
Concrètement, que dois-je faire ?
On va logiquement commencer par le diagnostic de son organisation « numérique ». La pièce maîtresse étant le logiciel de facturation.
Il faudra ensuite choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) (comme Chorus Pro l’est aujourd’hui pour les collectivités).
ATTENTION, privilégiez les solutions qui seront proposées par votre cabinet d’expert-comptable. Il aura noué un partenariat et validera le choix technique, conformément au logiciel comptable qu’il utilise. Les plateformes certifiées seront connues à partir du printemps 2024 (selon toute logique), pas avant ; soyez donc vigilant face aux offres commerciales alléchantes et, parfois, insistantes, pour ne pas dire trompeuses.
Procédez ensuite aux achats nécessaires, en particulier un logiciel de facturation certifié Factur-X, adapté à vos besoins et à votre volume de facturation annuel. Une fois encore, votre expert-comptable sera de bon conseil pour le choix des solutions, voire des matériels.
Le saviez-vous ?
Par entreprise assujettie à la TVA, il faut aussi entendre « les associations relevant de la TVA ». Par ailleurs, selon « France Num » , plus de 70% des TPE / PME émettent leurs factures au format papier ou Excel/Word.
La première étape sera d’activer son espace sur le Portail Public de Facturation pour recevoir les factures émises par les grandes entreprises à partir de septembre 2026.
L’échéance suivante sera 2027 ; à cette date, les entreprises devront utiliser le processus de facturation électronique pour transmettre certaines données à l’administration fiscale :
- Détail des opérations de vente aux particuliers (biens et prestations de service) ;
- Opérations relevant de l’exportation ou des achats à l’étranger ;
- Données de paiement des factures fournisseurs et encaissements clients.
(Publié 22 mai 2022, mis à jour février 2024)
