On pourrait décrire la journée d’un travailleur indépendant, qu’il soit commerçant ou artisan, comme une suite de tâches toutes aussi intéressantes les unes que les autres… Mais pas toujours, à vous entendre !
Faisons un test et répondez par “J’AIME” ou “J’AIME PAS” :
- Établir les devis
- Relancer les clients pour être payé
- Remplir une déclaration de revenus
- Répondre au téléphone
- Trier les factures
- Enregistrer “la compta”
- Calculer un prix de revient ou le coût d’un chantier
- Pointer la trésorerie et prévoir un autorisation de découvert
- Rédiger un courrier
- Confirmer les rendez-vous de chantier
- Ouvrir le courrier et préparer les réponses
- Classer, archiver
- Mettre à jour le fichier clients
- Réceptionner les livraisons et pointer le contenu des colis
- Gérer les stocks, préparer l’inventaire de clôture
Si vous avez répondu plus de 8 fois “J’AIME PAS !”, alors lisez la suite.
Votre temps est précieux
Quand on exerce son métier, on est vite focalisé sur les contacts avec les fournisseurs et la prestation que l’on a “vendue” au client. Quel que soit son activité, on a tendance à se focaliser sur ce qui est essentiel à nos yeux, la relation clients et la production.
Le reste passe souvent au second plan ou on sacrifie son dimanche après-midi pour “faire un peu de bureau”. Souvent, le lundi, jour de fermeture pour de nombreux commerces, on en profite pour réaliser les démarches administratives en attente. Prendre sur le temps de famille ou le temps personnel, donne quelques fois des remords.
Vous pouvez changer cela, il y a des solutions pour :
Faire disparaître les factures !
Éviter les “papiers” qui s’accumulent
Retrouver du temps pour soi et sa famille
Faire du sport
…
Trouver la personne qui vous secondera, son portrait, ses qualités
C’est comme tout, une assistante sera efficace, dès lors qu’elle possède des qualités relationnelles et d’organisation. On pense tout de suite à :
- qualités relationnelles
- capacités de rédaction
- esprit de synthèse
- organisation et soin
- rigueur
- sensibilité à la déontologie et à la confidentialité
- …
Vous pouvez faire appel à l’intérim, embaucher à temps plein ou à temps partagé avec un collègue, ou encore, externaliser. C’est cette formule que nous développons depuis quelques années. Le retour d’expérience, ce sont nos agents qui en parlent le mieux.
Ce qu’en disent nos assistantes administratives
« Ce qui me tient à cœur, c’est de [les] soulager en les débarrassant des tâches administratives chronophages qui encombrent leur esprit et les empêchent de se concentrer sur leur cœur de métier ». (Émilie)
« Ce qui caractérise le mieux mon rôle auprès d’eux, c’est l’expression “retirer une épine du pied” ». (Emilie)
« Accompagner nos adhérents par une assistance administrative présente l’avantage de ne pas multiplier les prestataires à qui déléguer ces tâches. Mon objectif est de leur faire gagner du temps et de les décharger. ». « J’apprécie sincèrement de me positionner en assistante du chef d’entreprise et de lui être utile. Cela apporte encore plus de sens à mes missions. » (Raphaëlle)
« Pour nous, côté Cerfrance, les avantages d’accompagner un client sont multiples. Nous sommes en contact direct avec lui et cela facilite les échanges. Nous mettons à jour sa comptabilité régulièrement et la transmettons au comptable, dans le format et le délai qui conviennent. Un évident gain de temps et d’efficacité » (Alice)
Un peu “couteau suisse”, un peu confidente, l’assistante administrative assurera un lien avec les autres interlocuteurs de votre entreprise, comptable, conseiller, qui accompagnent le chef d’entreprise.
