La vie de chef d’entreprise n’est pas « un long fleuve tranquille ». Quelle que soit leur activité, fleuristes, maraîchers, couvreurs, éleveurs ou garagistes partagent les mêmes joies, mais aussi les mêmes soucis.
On se pose naturellement toujours les mêmes questions ; aurais-je assez de chantiers ou de contrats cette année pour assurer mon CA ? La marge sera-t-elle suffisante pour couvrir la paie du mois ? Comment mieux m’organiser pour établir mes devis « au fil de l’eau » ? Sans parler des factures et du suivi du compte en banque…
Il est pourtant possible de s’alléger sur une partie des tâches et, en particulier, celles qui relèvent de l’administratif au sens large.
C’est l’histoire d’Alexandre, couvreur…
Alexandre, 47 ans, marié, deux enfants est couvreur. Il est installé à son compte depuis 15 ans et il emploie 4 compagnons.
Sa « petite affaire », comme il dit, se porte bien. Son carnet de commandes est bien fourni jusqu’en septembre et sa clientèle le recommande dans tout le canton. Ses clients sont ses meilleurs attachés commerciaux…
Et pourtant, comme tous ses confrères, il a une vie trépidante.
6h00 : le réveil sonne
Pas de grasse matinée ce matin, comme tous les matins d’ailleurs à la belle saison… La journée va être bien remplie, mais on a de la chance, il fait beau !
7h30 : en route pour le premier rendez-vous
Premier rendez-vous chez un client ; naturellement, les clients ne sont pas forcément disponibles dans la journée quand ils travaillent eux-mêmes. Prendre les bonnes côtes, bien comprendre les besoins du client pour éviter d’avoir à refaire le devis, … Il vaut mieux prendre un petit peu plus de temps plutôt que d’avoir à revenir.
Et là, lapin ! Le client a confondu mardi avec mercredi… J’aurais dû appeler hier soir ou avant de partir. En plus, mon assistante administrative m’avait suggéré de le faire hier.
8h00 : sur le chemin du retour, arrêt chez « Brico et compagnie… »
Hier, sur le chantier, il me manquait des crochets d’ardoises. J’en profite pour vérifier que les ardoises seront bien livrées ce matin.
D’ailleurs, cela me rappelle que la dernière facture n’a pas été réglée… Où en est mon compte « appros » ? J’aurais peut-être pu regarder dans ma compta, maintenant que les factures sont enregistrées chaque semaine…
8h30 : retour à l’atelier
Je croise mon conjoint qui m’annonce que les liteaux de 27 au carré par 2 mètres vont passer à 1,60 € au 1er mars. Il va falloir que je revoie mes tarifs. Si seulement j’avais une personne qualifiée pour cela.
8h45 : je vais être à l’heure chez Monsieur D. …
Dans la voiture, je me rappelle qu’il faut aussi que je relance le client du bout de la rue qui s’est engagé à répondre à la suite d’un devis. Car il faut que je prévoie le travail du mois prochain. Tous les clients ne donneront pas suite à la proposition de devis, c’est le « jeu ».
Là aussi, j’aurais peut-être dû demander à mon assistante administrative de s’en charger, j’aurais gagné du temps…
9h00 : je me mets au travail et paf !
Le téléphone sonne, … appel d’un client sur le chantier, je suis obligé de répondre. Il me confirme (…) qu’il arrivera un peu plus tard ce soir pour notre rendez-vous chez lui.
La matinée se passe bien, j’avance.
12h15 : déjeuner
On souffle un peu, on se retrouve entre collègues et leurs employés. Il y en a qui paient leur repas avec des chèques restau…
Vous allez encore me dire que mon assistante administrative m’en a certainement parlé ; oui, c’est vrai et elle peut même comparer les différentes formules proposées. J’ai vu que l’on pouvait choisir n’importe quel montant.
13h30 : retour sur le chantier
On reprend le travail.
Mais d’un coup, il me vient une question… Suis-je à jour de mes engagements à la banque ? Où en est mon découvert autorisé ? Je ne suis plus certain d’avoir déposé les chèques de la semaine dernière à la banque…
Encore un raté ; en plus mon assistante administrative habite à deux pas de l’agence du Crédit des A., j’aurais pu lui demander de les déposer.
17h30 : les gars rentrent, tout s’est bien passé pour eux, mais…
La camionnette donne des signes faiblesse, elle perd de l’huile ; attention, si elle est immobilisée, il faudra quand même assurer le travail de l’équipe. Matthieu me dit (Matthieu est un ancien mécano, reconverti depuis 2 ans dans la couverture), « ce n’est pas très grave, mais faudrait prendre rendez-vous d’ici 3 semaines ».
Là, je ne me loupe pas, je vais demander à Sarah, mon assistante administrative (oui, maintenant, je l’appelle par son prénom, même si elle est salariée chez mon expert-comptable, elle fait pratiquement partie de la boîte). Elle va me trouver une date pendant les vacances de l’équipe.
Préparer le chantier du lendemain et vérifier que l’outillage est au complet et les matériaux chargés. Il ne faudra pas perdre de temps, demain matin, on est attendus à 7h30 sur un nouveau chantier.
Tiens d’ailleurs, çà me donne une idée… Et si je proposais un questionnaire de satisfaction à mes clients ? Je suis certain que Sarah pourra s’en occuper ; ils le font bien chez eux, au cabinet comptable pour leurs prestations…
18h30 : dernier rendez-vous de la journée
Chez le client de ce matin. Déplacement pour me rendre chez lui car il rentre tard ce soir. Heureusement qu’il m’avait prévenu.
Tiens ? Et si je demandais à Sarah d’appeler tous les clients pour confirmer les rendez-vous la veille ?
19h00 : fin du rendez-vous, je rentre
Il va me falloir rédiger le devis, parce que j’ai pris des notes « à la va vite » ce soir…
Oui je sais, vous allez encore me dire que Sarah a certainement tout prévu… Et comme elle vient demain après-midi pour les paies, elle va certainement me parler des affaires en cours.
Ce que l’on peut retenir de l’histoire de Matthieu, une solution à tout !
Ce n’est pas du cinéma, c’est la vraie vie. La vie de chef d’entreprise c’est du 24/24…
Votre métier vous passionne, vous aimez le contact avec les clients, vous ne savez pas dire « non ! » et, quelques fois, cela vous tracasse de savoir que certains patientent après vous.
N’attendez pas d’être confronté à un pépin, cela arrive à tout le monde. Organisez-vous, sachez prioriser, faites-vous aider, déléguez ce qui peut l’être car vous faites naturellement confiance.
C’est comme cela que vous préserverez votre équilibre de vie qui est précieuse et que vous assurerez la pérennité de votre entreprise. Rejoignez ceux qui ont déjà fait appel à « l’assistance administrative » ; un bras droit pour vous seconder !
