Dans une entreprise, même dans un monde de dématérialisation, le “papier” a encore sa place. De plus, plusieurs documents doivent être conservés et tenus à jour. C’est aussi un peu la mémoire de votre entreprise.
Ces documents sont de plusieurs natures :
- Les livres comptables
- Registres du droit du travail
- Sociétés, les documents liés au droit
- Autres registres obligatoires
Les livres comptables
Il va sans dire que ces documents sont obligatoires dans toutes les entreprises (sous forme individuelle ou en société) soumises à un régime d’imposition au réel. Même si aucune sanction en cas d’absence n’existe, le code civil s’appliquera en cas de faux ou usage de faux. Les registres sont, en particulier :
- livre-journal (ou journal dans le langage courant) : inscrire dans l’ordre chronologique toutes les opérations et mouvements avec des tiers et affectant le patrimoine de l’entreprise. Aucune rature, ni effacement ; en cas de modification, il faut passer une écriture de correction ;
- grand livre (comptable) : il ventile toutes les écritures du journal dans les comptes (selon le plan comptable) ;
- Le livre d’inventaire est un relevé des actifs et passifs de l’entreprise.
En sus de ces documents, le chef d’entreprise peut tenir des livres auxiliaires qui décomposent le livre-journal ; par exemple le livre de caisse, le livre de banque ou encore les ventes et les achats, …
Les micro-entreprises doivent obligatoirement tenir un livre des recettes, en particulier les libéraux ayant opté pour le micro-BNC. Les professionnels au micro-BIC ont obligation de tenir un livre des achats dans lequel ils distingueront les mouvements en fonction de leur mode de règlement.
Registres du droit du travail
Tout aussi formels, ces documents vont constituer une garantie pour l’employeur. Le premier conseil est de les tenir par ordre de dates et “sans ratures, ni lacunes, ni blancs, ni ajouts en marges ou en bas de pages”. Donc pas de “post-scriptum”…
SIMPLIFICATION
Le livre de paie n’est plus obligatoire depuis 1998. Mais l’employeur doit conserver pendant au moins cinq ans, une copie “papier” ou électronique, des fiches de paie.
En revanche tous les employeurs, dès le premier salarié (même et surtout s’il s’agit de son conjoint), doivent tenir à jour et conserver :
- registre unique du personnel tenu à jour dans chaque établissement (et non uniquement au siège social) ;
- le document unique d’évaluation des risques professionnels, le DUERP.
Nos équipes réalisent chaque année, plus de 20 documents de ce type ; elles ont acquis un savoir-faire et une expérience dans tous les secteurs d’activité et particulièrement pour les petites entreprises (moins de 10 salariés).
Sociétés, les documents liés au droit
Mémoire par excellence, ces documents vont retracer toute l’histoire de votre société. En premier lieu, ce sont :
- les statuts ;
- registre des assemblées générales avec les PV avec feuilles de présence aux AG, le registre de présence aux AG et aux conseils d’administration (selon la forme de la société) ;
- le registre des mouvements de titres (il est obligatoire dans les SA et les SAS).
Certes, tous ces documents ne sont, généralement, obligatoires que dans les SA, mais ils sont fortement conseillés dans toutes les autres formes de sociétés. A ceux-ci, on peut ajouter le registre des décisions de l’associé unique, obligatoire en EURL et SASU.
En fonction du nombre d’associés et du lien entre eux, nous pouvons étudier avec vous l’opportunité de mettre en place le pacte d’associés. En raccourci, il équivaut à un règlement intérieur, comme dans les associations.
Autres registres obligatoires
On a beaucoup parlé du RGPD, Règlement Général pour la Protection des Données (Personnelles), c’est bien de cela dont il s’agit. A partir du moment où vous traitez des données concernant des tierces personnes, vous devez établir ce registre. Les tierces personnes sont :
- les salariés ;
- clients ;
- fournisseurs.
Le registre définira, en particulier, le type de données utilisées et conservées, le mode de traitement (d’utilisation), la liste des données “personnelles”, la finalité du traitement, les modalités de stockage ou encore la durée de conservation, …
Votre expert-comptable et votre comptable sont parfaitement au fait de ces obligations et sauront vous conseiller.