En société, l’assemblée générale annuelle est un moment important qui doit réunir et unir les associés autour de leur projet. Bien sûr, l’absence de l’un ou l’autre ne remet pas en cause les décisions, si les règles établies sont respectées. Mais cette AG sera aussi le moment pour « prendre le pouls » de chaque associé et identifier des tensions qui couvent. Alors, un conseil, faites en sorte que tous les associés soient présents.
Rappel, les deux formes d’assemblées générales
Chaque année, l’assemblée générale « ordinaire », AGO doit être convoquée pour :
- Approuver le résultat et le partager selon la clé définie l’année précédente ;
- Définir le montant des rémunérations des associés pour l’année suivante ;
- Constater la situation des comptes courants d’associés ;
- Valider le plan d’investissements et le financement.
Il s’agit là de prendre les décisions de la « vie courante ». Aussi est-il bon et recommandé que tous les associés soient présents ou représentés.
Si les associés s’entendent sur une décision qui sort de ce cadre annuel, c’est tout à fait possible en convoquant une « assemblée générale extraordinaire ». En abrégé, AGE.
Tout peut devenir motif à discussion.
Pour éviter les tensions, prenez des précautions pour l’AG
Des précautions à prendre pour l’AG
Quand tous les associés sont exploitants, participent régulièrement à l’activité et /ou habitent dans le même secteur géographique, il n’y a, a priori, pas d’obstacle particulier pour la tenue des AG.
Il faut en respecter le formalisme avec, en particulier :
- La convocation de chaque associé, adressée par courrier simple ou par mail à l’adresse personnelle (mode d’envoi qui peut être entériné en AG) ;
- L’ordre du jour ;
- Les pièces comptables, devis, … liées aux décisions à prendre.
L’AG doit être convoquée, en principe, dans les 6 mois qui suivent la date de clôture des comptes annuels. La convocation indique date, heure et lieu de la réunion. Ainsi, le minimum requis pour l’ordre du jour est l’approbation de :
- rapport de gestion (surtout en SA et SAS) ;
- inventaire ;
- comptes annuels établis par le(s) gérant(s).
La convocation doit parvenir aux associés avec les pièces constitutives dans les 15 jours précédant la date de l’AG.
Faut-il adresser la convocation par voie de lettre recommandée ?
Ce n’est pas une obligation, mais il faut demander à tous les associés, comment ils souhaitent être convoqués. C’est important, surtout quand certains d’entre eux ne sont pas exploitants. Ils sont, par conséquent, plus éloignés de la marche courante de l’affaire et ils sont en droit d’attendre un niveau d’informations plus complet.
Par expérience, il y a plusieurs comportements de la part des associés non exploitants. Ils sont apporteurs de capitaux. Certains délèguent entièrement la gestion de l’entreprise, pourvu que leurs capitaux génèrent une rémunération qui leur convient.
D’autres souhaiteront peut-être participer aux grandes orientations et donc être associés à certaines décisions comme les investissements ou/et leur financement.
Peut-on (doit) adresser des questions écrites ?
Dans la société familiale ou quand tous les associés sont exploitants, on peut être tenté par une procédure « simplifiée ». Mais il est bon de prendre quelques habitudes et s’astreindre à communiquer les points que l’on souhaite voir abordés en AGO. Exprimez-les d’abord par oral et confirmez ensuite par un écrit.
C’est particulièrement le cas si vous devez proposer de modifier les rémunérations du travail.
Pourquoi tant de précautions ?
Tout peut devenir un motif de tension. Les tâches de chacun, les temps consacrés à l’activité, les horaires, les absences momentanées, … Mais aussi les investissements ou les adaptations des activités et des produits vendus, … Si la situation économique se tend, tout cela sera remis en cause et créera des tensions.
Autant anticiper ces tensions et l’AG annuelle, régulièrement convoquée, deviendra le temps fort de l’année pour « s’expliquer » et anticiper toute tension.
Pour finir
Si vous :
- convoquez toujours les AG avec rigueur et les menez avec méthode ;
- prenez le soin d’expliquer les décisions qui engagent l’avenir ;
- si vous n’avez jamais ressenti de tension entre les associés lors d’une AG ;
- pensez que chacun s’exprime ouvertement et peut faire valoir son point de vue ;
- considérez qu’il n’y a aucun « non-dit » entre les associés ;
- si vous avez toujours convoqué l’AG dans les moments difficiles en vous demandant si vous alliez poursuivre l’activité ;
- …
Alors, vous ne risquez pas de rencontrer de conflit, mais dans le cas contraire, sachez que l’on peut régler de nombreux antagonismes entre les associés !
